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Fragen und Antworten

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Benötigt meine E-Mail-Signatur ein Impressum?

E-Mails gehören zum Geschäftsalltag – ob bei der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern. Der Gesetzgeber sieht neben Webseiten auch für geschäftliche Korrespondenz bestimmte Pflichtangaben in Form eines Impressums vor. Als „elektronische Geschäftsbriefe“ gilt diese Impressumspflicht auch für geschäftliche E-Mails.

Was müssen Handwerksbetriebe bei ihren E-Mail-Signaturen beachten? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Für wen gilt die Impressumspflicht?

Die Impressumspflicht gilt für alle Betriebe, die geschäftlich per E-Mail kommunizieren. Betroffen sind also unter anderem Einzelunternehmer, Personengesellschaften (z. B. OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG). Somit müssen auch Handwerksbetriebe die für ihre Rechtsform geltenden Informationspflichten beachten.

Welche Angaben gehören in die E-Mail-Signatur?

Die erforderlichen Pflichtangaben richten sich nach der Unternehmensform und gegebenenfalls weiteren Besonderheiten des Betriebs.

So können unter anderem folgende Angaben erforderlich sein:

  • Vollständiger Firmenname einschließlich Rechtsform

  • Unternehmenssitz und Anschrift

  • Zuständiges Registergericht

  • Handelsregisternummer

  • Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer

Zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind in einer professionellen Signatur empfehlenswert, damit Kunden und Geschäftspartner Sie schnell erreichen können.

Stimmen Sie Ihre E-Mail-Signatur individuell auf Ihren Betrieb ab. Holen Sie sich bei Fragen zu den für Sie geltenden Pflichtangaben rechtlichen Rat ein.

Wie unterstützt Sie IN-FORM dabei?

Für alle persönlichen und öffentlichen Postfächer können Sie eine Signatur einrichten, die beim Erstellen einer neuen E-Mail automatisch eingefügt wird. Zur individuellen Gestaltung stehen Ihnen verschieden Formatierungsoptionen zur Verfügung. Für zentrale E-Mail-Adressen (z. B. info@, rechnungen@) kann der Name des aktuellen Mitarbeiters bequem mithilfe von Platzhaltern eingefügt werden.

Richten Sie jetzt Ihre Signaturen in der Mitarbeiterkartei > Register „Anpassungen“ > Kommunikationssystem > E-Mail Signatur ein.

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