Wie unterstützt mich IN-FORM bei der Datenschutzgrundverordnung?

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt ab dem 25. Mai 2018 verbindlich. Sie soll EU-weit für ein einheitliches Datenschutzniveau sorgen.

Grundsätzliche Informationen

• Für die Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO ist allein der Unternehmer verantwortlich. Betroffen ist jeder Unternehmer/jedes Unternehmen vom Freiberufler über Kleinstunternehmer bis hin zum Konzern, sobald sie personenbezogene Daten (automatisiert oder nicht-automatisiert) verarbeiten. Personenbezogene Daten sind dabei schon die Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Interessenten, etc.

• Damit die DSGVO eingehalten wird, sind technische und organisatorische Maßnahmen einzurichten, auszuüben, zu protokollieren und regelmäßig zu überprüfen. Die konkrete Ausgestaltung der Maßnahmen ist dabei abhängig von der jeweiligen Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems (DV-System) - z. B. IN-FORM.

• Eine der wichtigsten Pflichten für den Verantwortlichen ist das Führen einer Verfahrensdokumentation. Darin müssen die wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung angegeben werden (siehe Art. 30 DSGVO).

Bei weiteren Fragen zum Thema "Datenschutz" wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihren Rechtsanwalt.

Unterstützung durch IN-FORM

IN-FORM unterstützt Sie als Unternehmer schon immer bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben. Dafür ist es aber zwingend erforderlich, dass Sie sich mit der DSGVO befassen und Ihre IN-FORM Installation entsprechend den von Ihnen definierten und dokumentierten Verfahren (Verfahrensdokumentation) konfigurieren. Die jährlichen Updates für IN-FORM erweitern zwar Ihre technischen Möglichkeiten, entbinden Sie aber nicht von dieser organisatorischen Pflicht.

Die Klassiker

Sie haben sich bislang noch nicht mit den hilfreichen Funktionen von IN-FORM befasst? Dann beginnen Sie am besten mit den folgenden "Klassikern":

• Zugriffskontrolle IN-FORM verfügt über eine Benutzerverwaltung.

• Vergabe von verschiedenen Berechtigungen IN-FORM verfügt über diverse Rechteeinstellungen.

• Datensicherung IN-FORM verfügt ab IN-FORM SQL über eine integrierte Datensicherungslösung.

• Verschlüsselungsverfahren IN-FORM verfügt über verschlüsselte SQL-Datenbanken und eine SSL-Verschlüsselung bei der Kommunikation mit dem IN-Kommunikationsserver. IN-ZEIT verfügt über ein SSL-Zertifikat und https-Protokoll.

• Datenminimierung IN-FORM kommt mit wenigen Pflichtangaben aus.

• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen IN-FORM verfügt über optimale Voreinstellungen. (Beispiel: Neue Benutzer haben keine Rechte und müssen individuell festgelegt werden.)

• Datenübertragbarkeit IN-FORM verfügt über vielfältige Import- und Exportfunktionen.

• Auskunftsrecht IN-FORM verfügt über diverse Druckmöglichkeiten. (Beispiel: Ausdrucke aus der Adressenkartei mit allen notwendigen Feldern)

• Archivierungs- und Löschfunktionen* IN-FORM verfügt über Archivierungs- und Löschfunktionen.

• Aufbewahrungsfristen* IN-FORM verfügt über die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen zu verwalten.

*) Aus unserer Sicht steht die DSGVO teilweise im Widerspruch, sowohl zu anderen geltenden Gesetzen und Richtlinien als auch bei der Anwendung in der Praxis. Zwei Beispiele: Laut DSGVO müssen Adressen nach einem halben Jahr gelöscht werden, laut GoBD sollen jedoch steuerlich relevante Dokumente 10 Jahre aufbewahrt werden. Im Havariefall sollen Sie als Handwerker einen guten und schnellen Service bieten können, was aber nicht möglich ist, wenn Sie Kundendaten nach einem halben Jahr gelöscht haben. Bitte klären Sie mit Ihrem Anwalt, wie Sie mit derartigen Widersprüchen umgehen sollten.