Wie richte ich die Mobilsynchronisation auf meinem mobilen Endgerät ein?
Um die Einrichtung durchführen zu können, benötigen Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten. Diese Zugangsdaten werden Ihnen nach der Aktivierung der Mobilsynchronisation in der Mitarbeiterkartei in IN-FORM per E-Mail zugesendet. Sprechen Sie Ihren IN-FORM Administrator an, falls Ihnen noch keine E-Mail mit den Zugangsdaten vorliegt.
So funktioniert die Aktivierung in IN-FORM
Melden Sie sich als Administrator in IN-FORM an.
Klicken Sie im IN-FORM Startbildschirm auf die Schaltfläche [Mehr] > Mitarbeiter.
Wählen Sie den Mitarbeiter oder das öffentliche Postfach aus, für welche die Mobilsynchronisation aktiviert werden soll.
Wechseln Sie auf das Register "Anpassungen" und wählen Sie in der linken Baumstruktur "Mobilsynchronisation" aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ja, für den Benutzer ... soll die Mobilsynchronisation für den Online-Abgleich von Adressen, Terminen und E-Mails aktiviert werden".
Der Benutzer erhält nun eine E-Mail mit seinen persönlichen Zugangsdaten in seinem IN-FORM Posteingang.
Führen Sie diese Schritte für alle Mitarbeiter durch, welche die Mobilsynchronisation nutzen sollen.
Einrichtung für iOS (Apple iPhone und iPad)
Einrichtung eines Exchange ActiveSync-Kontos:
Um auf Ihrem iOS-Gerät (iPhone, iPad) einen Exchange-Account hinzuzufügen, tippen Sie auf "Einstellungen" > Mail > Accounts > Account hinzufügen > Microsoft Exchange.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse von Ihren persönlichen Zugangsdaten, sowie eine Beschreibung (z. B. IN-FORM) ein und tippen auf "Weiter".
Bestätigen Sie die Abfrage "Über Microsoft bei deinem 'handwerk.org' Exchange-Account anmelden?" mit "Anmelden".
Tragen Sie das Passwort von Ihren persönlichen Zugangsdaten ein und tippen auf "Weiter".
Aktivieren Sie die Kontooptionen, welche Sie nutzen möchten: Aktivieren Sie "E-Mails synchronisieren", um Ihre IN-Software E-Mails auf dem Smartphone abzurufen. Aktivieren Sie "Kontakte synchronisieren", um Ihre Adressen auf das Smartphone zu synchronisieren. Aktivieren Sie "Kalender synchronisieren", um Ihren persönlichen Kalender aus IN-FORM auf das Smartphone zu synchronisieren.
Bestätigen Sie die Einstellung über "Sichern".
Der Exchange-Zugang ist nun eingerichtet.
Wenn Sie die Kalendersynchronisation aktiviert haben, öffnen Sie den Kalender auf Ihrem iPhone oder iPad und aktivieren Sie den "IN-Kalender", damit Ihre Termine angezeigt werden.
Einen neuen Termin anlegen:
Öffnen Sie den Kalender und tippen Sie auf das Symbol [+] oben rechts. Nun können Sie ein neues Ereignis (Termin) anlegen. Beachten Sie bitte, dass Sie den richtigen Kalender (IN-Kalender) auswählen.
Einstellungen zum Datenabgleich:
Unter "Mail" > Datenabgleich können Sie Einstellungen zum Datenabgleich anpassen. Um die Synchronisationsdauer von Ihrem iOS-Gerät zu optimieren, empfehlen wir den Datenabgleich per "Push".
Einrichtung für Android
Die nachfolgenden Schritte können je Hersteller und Android-Version leicht abweichend sein.
Einrichtung eines Exchange ActiveSync-Kontos:
Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone "Einstellungen" > Konten und Synchronisierung > Konto hinzufügen und wählen Sie "Exchange" aus.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse von Ihren persönlichen Zugangsdaten ein und tippen Sie auf "Weiter".
Geben Sie nun das Kennwort Ihrer persönlichen Zugangsdaten ein. Die Kontoeinrichtung sollte automatisch erfolgreich abschließen.
Sollte die Kontoeinrichtung nicht automatisch abgeschlossen werden, tragen Sie bitte die Servereinstellungen Ihrer persönlichen Zugangsdaten manuell ein.
Unter "Konten & Synchronisation" wird nun ein neues Konto mit dem Namen "Exchange" aufgeführt.
Kontoeinstellungen anpassen:
Wir empfehlen Ihnen, für ein optimales Synchronisationserlebnis die Kontoeinstellungen anzupassen. Tippen Sie dazu das neu eingerichtete Exchange-Konto an und wählen Sie "Kontoeinstellungen". Treffen Sie hier folgende Einstellungen:
Kontoname: Vergeben Sie einen eindeutigen Kontonamen (z. B. "IN-FORM"), mit welchem das Konto auf Ihrem Gerät angezeigt wird.
Synchronisationshäufigkeit: Um die Batterielaufzeit und Synchronisationsdauer von Ihrem Android-Gerät zu optimieren, empfehlen wir die Aktualisierungshäufigkeit auf "Automatisch (Push)" zu stellen.
Legen Sie fest, welche Inhalte synchronisiert werden sollen: E-Mails, Kontakte (Adressen) und Kalender (Termine).
Zu synchronisierende E-Mails: Legen Sie für die Einstellung "E-Mails synchronisieren ab" die Option "ALLE" fest.
Wenn Sie nun auf das eingerichtete Exchange-Konto tippen, können Sie weitere Einstellungen vornehmen: Benachrichtigungsmöglichkeiten, Haupt- und Nebenzeiten für Aktualisierungshäufigkeit, Anzeige von E-Mails, E-Mail Signatur, usw.
Weitere Hilfestellungen zur Einrichtung des Exchangeprofils
Nachfolgend haben wir Ihnen die häufigsten weiteren Fragen rund um das Thema "Einrichtung des Exchangeprofils" zusammengestellt.
Das automatische Einrichten des Profils funktioniert trotz korrekter Eingabe der E-Mail Adresse und des Kennworts nicht?
Tragen Sie die Informationen Domäne, Benutzername und Exchange Server unter "Servereinstellungen" manuell ein.
Sie haben ein neues Smartphone und haben die E-Mail mit Ihren persönlichen Zugangsdaten nicht mehr?
Kein Problem – Das Kontrollkästchen in IN-FORM für die Synchronisation ist nach wie vor aktiviert. Sie müssen nur noch auf die Schaltfläche [Zugangsdaten senden] klicken und der Mitarbeiter erhält seine aktuellen Zugangsdaten per E-Mail.
Der Termin, den Sie auf dem Smartphone eingetragen haben, wird in IN-FORM nicht synchronisiert?
Stellen Sie sicher, dass Sie den Termin auf dem Smartphone im richtigen Kalender (z. B. "IN-FORM" oder "IN-Kalender") eingetragen haben.
Ihre Adressen werden nicht synchronisiert, obwohl Sie die Synchronisation in IN-FORM sowie auf Ihrem Smartphone aktiviert haben?
Die häufigste Ursache ist eine Einstellung in IN-FORM:
Rufen Sie den Mitarbeiter, für welchen die Synchronisation eingerichtet ist, in der "Mitarbeiterkartei" von IN-FORM auf.
Wechseln Sie auf das Register "Anpassungen" und wählen Sie in der Baumstruktur "Mobilsynchronisation" aus.
Klicken Sie auf [Einstellung Adressen] und prüfen Sie, ob mindestens eines der Kontrollkästchen "Kunde", "Lieferant", "Sonstiges"" oder Mitarbeiter" aktiviert ist.
Falls keines der Kontrollkästchen aktiviert ist, aktivieren Sie mindestens einen Adressentyp.