Es wird Ihnen angezeigt, welche Art der Installation des Programms Sie an diesem Rechner durchgeführt haben. Bei Bedarf können Sie die Entscheidung hier ändern.

In den weiteren Menüpunkten nehmen Sie Einstellungen zur Kommunikation von IN-FORM mit dem Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus vor.

Hier nehmen Sie Einstellungen zur Internetverbindung mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Verbindung mit dem IN-Kommunikationsserver

Legen Sie fest, wie häufig IN-FORM eine Verbindung zum IN-Kommunikationsserver aufbauen soll. Per Kontrollkästchen können Sie entscheiden, ob zusätzlich automatisch eine Verbindung nach dem Erstellen einer neuen Nachricht aufgebaut werden soll.

Der Datenaustausch zwischen IN-FORM und dem IN-Kommunikationsserver erfolgt standardmäßig mit einer SSL-Verschlüsselung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Daten zwischen IN-FORM und dem IN-Kommunikationsserver unverschlüsselt übertragen" nur in Einzelfällen und nach Abstimmung mit Ihrem IT-Administrator.

Unsere Empfehlung: Um Sicherheitsrisiken in Ihrem Netzwerk zu minimieren, nehmen Sie in Ihrem IT-System die nötigen Konfigurationen für die verschlüsselte Kommunikation vor.

Alternative IP-Adressen

IN-FORM stellt die Verbindung zum IN-Kommunikationsserver über "mfs1.handwerk.org" her. Sollte dies nicht möglich sein, können hier zwei alternative IP-Adressen für den Verbindungsaufbau angegeben werden.

Senden von automatischen Problemberichten und Leistungsstatistiken an IN-Software

Mit dem Kontrollkästchen "Senden von automatischen Problemberichten und Leistungsstatistiken an IN-Software" können Sie das Senden von Berichten im Fehlerfall aktivieren. Da diese Berichte zur Verbesserung Ihrer Software beitragen, sollten Sie dieses Kontrollkästchen eingeschalten haben.

Das Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus kommuniziert mit dem IN-Kommunikationsserver. Ein Arbeitsplatz – auf dem IN-FORM läuft – muss die Verbindung zum IN-Kommunikationsserver übernehmen.

In diesem Dialog nehmen Sie die Einstellungen für den aktuellen Arbeitsplatz vor.

Nehmen Sie hier Einstellungen zum Empfangen externer E-Mails mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS vor. Sie können zwischen zwei technischen Varianten für dem Empfang von E-Mails wählen:

• E-Mail Nachrichten von einem eigenen Posteingangsserver abholen (empfohlen)

• E-Mail Nachrichten über die Weiterleitung an IN-Software (handwerk.org) empfangen

E-Mail Nachrichten von einem eigenen Posteingangsserver abholen (empfohlen)

Wählen Sie diese Option, wenn IN-FORM empfangene E-Mails direkt aus dem Postfach Ihres eigenen E-Mail Providers abholen soll. Technisch erfolgt das Abholen der E-Mails mit einer POP3-Verbindung (Post Office Protokoll 3).

Um den E-Mail Empfang mit POP3 zu nutzen, fügen Sie in der darunter angezeigten Tabelle die Serverinformationen Ihres E-Mail Providers hinzu. Klicken Sie auf [+], um einen neuen Server hinzuzufügen oder bearbeiten Sie einen bereits eingetragenen Server mit der Stift-Schaltfläche. Im darauffolgenden Fenster "E-Mail-Servereinstellungen anlegen/bearbeiten" tragen Sie Bezeichnung, Serveradresse, Port, Servertyp und Authentifizierungsmethode ein. Die nötigen Daten erhalten Sie von Ihrem IT-Administrator oder E-Mail Provider.

Passwort und Benutzernamen der E-Mail-Konten tragen Sie in den Anpassungen der Mitarbeiterkartei ein.

Der Direktempfang von E-Mails per POP3 funktioniert nur, wenn auch der Direktversand von E-Mails per SMTP aktiviert ist. Die nötigen Einstellungen nehmen Sie im Menüpunkt "E-Mail Versand" vor.

E-Mail Nachrichten über die Weiterleitung an IN-Software (handwerk.org) empfangen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie bei Ihrem externen Postfach eine Weiterleitung an Ihre „handwerk.org“-Adresse eingerichtet haben. Eingehende E-Mails werden vom Provider an den IN-Kommunikationsserver weitergegeben und dort von IN-FORM abgeholt.

Mit der Schaltfläche [Firmenkennung ändern] öffnet sich das gleichnamige Fenster, in dem Sie die Firmenkennung Ihrer E-Mail-Adresse anpassen können. Bitte beachten Sie die angezeigten Hinweise. Senden Sie die Änderungen an den IN-Kommunikationsserver.

Legen Sie den Standardempfänger für E-Mails fest, der alle E-Mails empfängt, die niemandem zugeordnet werden können. Wenn der Standardempfänger kein Recht zum Empfang von E-Mails mehr hat oder wenn er kein Recht zum Start des Kommunikationssystems hat, erhalten Sie eine Hinweismeldung und können einen neuen Standardempfänger angeben.

Siehe auch

"Direktempfang von E-Mails in IN-FORM"

in Versionsinfo 2025.50 Seite 4

Nehmen Sie hier Einstellungen zum Versenden externer E-Mails mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS vor. Sie können zwischen zwei technischen Varianten für dem Versand von E-Mails wählen:

• E-Mails über einen eigenen Postausgangsserver versenden

• E-Mails über den IN-Software E-Mail-Server (handwerk.org) versenden

E-Mails über einen eigenen Postausgangsserver versenden

Wählen Sie diese Option, wenn Sie E-Mails aus IN-FORM über Ihren eigenen E-Mail Provider versenden möchten. Technisch erfolgt der Versand mit einer SMTP-Verbindung (Simple Mail Transfer Protokoll).

Mit aktiviertem Kontrollkästchen "Direkte Verbindung zum Postausgangsserver aufbauen" werden E-Mails direkt aus IN-FORM an den hinterlegten Postausgangsserver übermittelt. Ohne diese Einstellung werden E-Mails zuerst an den IN-Software Kommunikationsserver und von dort an den Postausgangsserver übermittelt. Für mehr Hinweise zu dieser Option klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Zusätzliche Informationen].

Siehe auch

"Direktversand von E-Mails mit dem eigenen E-Mail Provider"

in Versionsinfo 2025 Seite 11

Um dem E-Mail Versand mit SMTP zu nutzen, fügen Sie in der darunter angezeigten Tabelle die Serverinformationen Ihres E-Mail Providers hinzu. Klicken Sie auf [+], um einen neuen Server hinzuzufügen oder bearbeiten Sie einen bereits eingetragenen Server mit der Stift-Schaltfläche. Im darauffolgenden Fenster "E-Mail-Servereinstellungen anlegen/bearbeiten" tragen Sie Bezeichnung, Serveradresse, Port, Servertyp und Authentifizierungsmethode ein. Die nötigen Daten erhalten Sie von Ihrem IT-Administrator oder E-Mail Provider.

Passwort und Benutzernamen der E-Mail-Konten tragen Sie in den Anpassungen der Mitarbeiterkartei ein.

Der Versand von E-Mails mit einem SMTP-Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung. Stellen Sie sicher, dass im Menüpunkt "Internetverbindung" die SSL-Verschlüsselung nicht deaktiviert ist.

E-Mails über den IN-Software E-Mail-Server (handwerk.org) versenden

Mit dieser Option werden E-Mails über den IN-Kommunikationsserver versendet. Als Absenderadresse können Sie Ihre "handwerk.org"-Adresse oder eine abweichende Antwortadresse festlegen .

Sie senden an Ihre Kunden und Lieferanten eine E-Mail aus dem Kommunikationssystem. Als Antwortadresse, eingestellt in der Mitarbeiterkartei, wird die eigene Firmendomäne verwendet z. B. "bache@autoreperatur-bache.de". Diese E-Mail wird beim Empfänger als SPAM gekennzeichnet.

Ursache: Der Mail-Server des Empfängers nutzt das SPF-Verfahren (Sender Policy Framework). Das Verfahren wird zur Abwehr von verfälschen Absenderadresse einer E-Mail verwendet.

E-Mails über das interne Kommunikationssystem oder ein externes E-Mailprogramm erzeugen

Beim Erzeugen einer neuen E-Mail mittels Kommunikationsschaltfläche (z. B. in der Adressenkartei) können Sie wählen, ob hierzu das interne Kommunikationssystem verwendet werden soll oder, ob dabei Ihr externes E-Mailprogramm geöffnet werden soll.

Geben Sie hier alle E-Mailadressen an, deren E-Mails beim Erstellen oder beim Empfang in allen Postfächern (persönliche oder öffentliche Postfächer) und in allen Firmen automatisch als Privat gekennzeichnet werden sollen. Diese E-Mails sind für andere Mitarbeiter unsichtbar.

Falls Sie eine ganze Domain aufnehmen möchten, tragen sie nur den Teil ab dem @-Zeichen in die Liste ein (z. B. @firma-domain.de)

Tragen Sie die E-Mailadresse im gleichnamigen Feld ein und klicken auf die Schaltfläche [Übernehmen], um die Adresse oder Domain in die Liste aufzunehmen.

Um Einträge aus der Liste wieder zu entfernen, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche [Löschen].

Persönliche private E-Mailadressen für das eigene Postfach werden in einer Mail über das gleichnamige Fenster nach Klick auf die Schaltfläche hinter dem Kontrollkästchen Privat angegeben.

Siehe auch

"Vertrauliche E-Mails mit Geschäftspartnern richtig schützen"

in Versionsinfo 2021 Seite 27

Nehmen Sie hier Einstellungen zum Faxversand mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor.

Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Hier nehmen Sie Einstellungen zum Versand von SMS-Nachrichten mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor.

Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Hier nehmen Sie Einstellungen zur Synchronisation von E-Mails für alle Mitarbeiter vor. Diese können Sie innerhalb des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus nutzen.

Zur E-Mail-Synchronisation legen Sie mittels Optionsfeld fest:

• Es gilt eine globale Einstellung für alle Mitarbeiter zur Synchronisation von E-Mails. Legen Sie in diesem Fall den Zeitraum mittels Auswahlfeld fest.

• Alternativ kann der Zeitraum für die Synchronisation individuell für jeden Mitarbeiter gesetzt werden. Individuelle Einstellungen für Mitarbeiter nehmen Sie in der Mitarbeiterkartei unter Anpassungen vor.

Hier ist einer von 3 Startpunkten der Archivierung von Informationen des Kommunikationssystem (E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen).

Wenn Sie mit mehreren Firmen arbeiten, legen Sie hier fest, welche Firmen beim Empfang von E-Mails für die automatische Zuordnung von Adressen und Projekten berücksichtigt werden sollen.

In der Tabelle sind die Firmen aufgelistet. In der Spalte "Zuordnung" wählen Sie "Ja", wenn die Firma berücksichtigt werden soll.

Eine Testfirma oder eine alte Firma schließen Sie von der Zuordnung aus.

Folgende Prüfungen und Entscheidungen werden beim Empfang von E-Mails durchgeführt:

• Durchsuchen der Adressenkartei und Projektkartei aller Firmen, die berücksichtigt werden sollen.

• Wird eine E-Mailadresse in unterschiedlichen Karteikarten gefunden (egal in welcher Firma), wird kein Adressname zugeordnet.

• Wird eine E-Mailadresse in identischen Karteikarten (gleicher Adressnamen in mehreren Firmen) gefunden, wird der Adressname zugeordnet.

• Wird ein Projektname in unterschiedlichen Firmen mehrmals gefunden, wird kein Projekt zugeordnet.

Die Zuordnung von Projekten kann optimiert werden, wenn bei mehreren Firmen je Firma ein unterschiedliches Präfix verwendet wird. Z. B. #1, #2, #3 oder F1, F2 oder F3.

• Möchte Sie die E-Mails für mehrere Firmen konsequent trennen oder archivieren, muss mit mehreren IN-FORM Installationen gearbeitet werden.

Beim Erstellen von E-Mails wird die Zuordnung von Adresse und Projekt anhand der Firma vorgeschlagen, in der aktuell gearbeitet wird.

Laut GoBD müssen Unternehmen sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails und Faxe vor Veränderungen oder versehentlichem Löschen geschützt sind. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen elektronische Dokumente vom Steuerprüfer durchsucht, angezeigt und ausgegeben werden können.

Das E-Mails und Faxe im Kommunikationssystem änderbar und löschbar sind, wird die Aktivierung dieser Funktion empfohlen.

Optionen, wenn Sie E-Mails über den IN-Software Kommunikationsserver (handwerk.org) senden und empfangen:

1. Keine Duplizierung

2. Duplizierung ein- und ausgehender E-Mails und Faxe durch automatische Weiterleitung an die angegebene E-Mailadresse. Im folgenden Feld ist die E-Mailadresse für die Weiterleitung anzugeben. Mit einer Test E-Mail prüfen Sie, ob die E-Mail im vorgesehenen E-Mailarchiv empfangen wird.

Hinweis zur GoBD-Archivierung beim Senden und Empfangen von E-Mails über SMTP und POP3:

Da die E-Mails bei diesen Verfahren nicht über den IN-Software Server laufen, kann IN-FORM technisch keine GoBD-konforme Duplizierung aller ein- und ausgehenden E-Mails durchführen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem E-Mail Provider über die GoBD-konforme Archivierung Ihrer E-Mails. Die meisten Anbieter bieten hierfür integrierte Lösungen an.

Zur Archivierung der duplizierten Informationen ist der Einsatz einer speziellen Archivierungssoftware für E-Mailpostfächer empfehlenswert, das den Anforderungen der GoBD entspricht.

Siehe auch

"GoBD - Aufbewahrung steuerlich relevanter E-Mails"

in Versionsinfo 2018 Seite 18