Es wird Ihnen angezeigt, welche Art der Installation des Programms Sie an diesem Rechner durchgeführt haben. Bei Bedarf können Sie die Entscheidung hier ändern.

In den weiteren Menüpunkten nehmen Sie Einstellungen zur Kommunikation von IN-FORM mit dem Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus vor.

Hier nehmen Sie Einstellungen zur Internetverbindung mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Das Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus kommuniziert mit dem IN-Server. Ein Arbeitsplatz – auf dem IN-FORM läuft – muss die Verbindung zum IN-Server übernehmen.

In diesem Dialog nehmen Sie die Einstellungen für den aktuellen Arbeitsplatz vor.

Nehmen Sie hier Einstellungen zum Versenden und Empfangen externer E-Mails mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS vor. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Legen Sie hier den Standardempfänger für E-Mails fest. Dieser Empfänger erhält alle E-Mails, die niemandem zugeordnet werden können.

Wenn der Standardempfänger kein Recht zum Empfang von E-Mails mehr hat oder wenn er kein Recht zum Start des Kommunikationssystems hat, dann erscheint ein Fenster, um einen neuen Standardempfänger anzugeben.

Firmenkennung ändern

Mit der Schaltfläche [Firmenkennung ändern] öffnet sich das gleichnamige Fenster, in dem Sie die Firmenkennung Ihrer E-Mail-Adresse anpassen können. Bitte beachten Sie die angezeigten Hinweise. Senden Sie die Änderungen an den IN-Kommunikationsserver.

Senden von automatischen Problemberichten per Email an IN-Software

Mit dem Kontrollkästchen "Senden von automatischen Problemberichten per Email an IN-Software" können Sie das Senden von derartigen Berichten im Fehlerfall aktivieren. Da diese Berichte zur Verbesserung Ihrer Software beitragen, sollten Sie dieses Kontrollkästchen eingeschalten haben.

Sie senden an Ihre Kunden und Lieferanten eine E-Mail aus dem Kommunikationssystem. Als Antwortadresse, eingestellt in der Mitarbeiterkartei, wird die eigene Firmendomäne verwendet z. B. "bache@autoreperatur-bache.de". Diese E-Mail wird beim Empfänger als SPAM gekennzeichnet.

Ursache: Der Mail-Server des Empfängers nutzt das SPF-Verfahren (Sender Policy Framework). Das Verfahren wird zur Abwehr von verfälschen Absenderadresse einer E-Mail verwendet.

In diesen Einstellungen können Sie wählen, ob Sie

1. “IN-Software E-Mail-Server (handwerk.org) verwenden. “Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. E-Mails werden im bisher bekannten System mit Antwortadresse über den IS-Server versendet. Die bestehenden E-Mail-Adressen können weiterhin verwendet werden.

2. “Einen externen E-Mailserver als Postausgangsserver verwenden. “Wählen Sie diese Option, muss in der darunter angezeigten Tabelle der oder die SMTP-Server der eigenen Firmen-E-Mailadressen eingetragen werden. Passwort und Benutzernamen der E-Mail-Konten tragen Sie dazu in den Anpassungen der Mitarbeiterkartei ein.

E-Mail-Servereinstellungen anlegen/ändern

Nach Klick auf die Schaltfläche [Anlegen] oder [Ändern] (mit vorher markiertem Server) geben Sie den Postausgangsserver (SMTP - Simple Mail Transfer Protokoll) und den Server-Port an.

Der Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL - Secure Sockets Layer).

Direktverbindung verwenden

Standardmäßig werden E-Mails zuerst an den IN-Software Kommunikationsserver und von dort an den Postausgangsserver übermittelt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen "Direktverbindung verwenden" aktivieren, werden E-Mails direkt aus IN-FORM an den hinterlegten Postausgangsserver übermittelt. Für mehr Hinweise zu dieser Option klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Zusätzliche Informationen].

Siehe auch

"Direktversand von E-Mails mit dem eigenen E-Mail Provider"

in Versionsinfo 2025 Seite 11

Geben Sie hier alle E-Mailadressen an, deren E-Mails beim Erstellen oder beim Empfang in allen Postfächern (persönliche oder öffentliche Postfächer) und in allen Firmen automatisch als Privat gekennzeichnet werden sollen. Diese E-Mails sind für andere Mitarbeiter unsichtbar.

Falls Sie eine ganze Domain aufnehmen möchten, tragen sie nur den Teil ab dem @-Zeichen in die Liste ein (z. B. @firma-domain.de)

Tragen Sie die E-Mailadresse im gleichnamigen Feld ein und klicken auf die Schaltfläche [Übernehmen], um die Adresse oder Domain in die Liste aufzunehmen.

Um Einträge aus der Liste wieder zu entfernen, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche [Löschen].

Persönliche private E-Mailadressen für das eigene Postfach werden in einer Mail über das gleichnamige Fenster nach Klick auf die Schaltfläche hinter dem Kontrollkästchen Privat angegeben.

Siehe auch

"Vertrauliche E-Mails mit Geschäftspartnern richtig schützen"

in Versionsinfo 2021 Seite 27

Nehmen Sie hier Einstellungen zum Faxversand mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor.

Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Hier nehmen Sie Einstellungen zum Versand von SMS-Nachrichten mithilfe des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus vor.

Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind im Dialog erläutert.

Hier nehmen Sie Einstellungen zur Synchronisation von E-Mails für alle Mitarbeiter vor. Diese können Sie innerhalb des Zusatzmoduls Mail/Fax/SMS plus nutzen.

Zur E-Mail-Synchronisation legen Sie mittels Optionsfeld fest:

• Es gilt eine globale Einstellung für alle Mitarbeiter zur Synchronisation von E-Mails. Legen Sie in diesem Fall den Zeitraum mittels Auswahlfeld fest.

• Alternativ kann der Zeitraum für die Synchronisation individuell für jeden Mitarbeiter gesetzt werden. Individuelle Einstellungen für Mitarbeiter nehmen Sie in der Mitarbeiterkartei unter Anpassungen vor.

Hier ist einer von 3 Startpunkten der Archivierung von Informationen des Kommunikationssystem (E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen).

Wenn Sie mit mehreren Firmen arbeiten, legen Sie hier fest, welche Firmen beim Empfang von E-Mails für die automatische Zuordnung von Adressen und Projekten berücksichtigt werden sollen.

In der Tabelle sind die Firmen aufgelistet. In der Spalte "Zuordnung" wählen Sie "Ja", wenn die Firma berücksichtigt werden soll.

Eine Testfirma oder eine alte Firma schließen Sie von der Zuordnung aus.

Folgende Prüfungen und Entscheidungen werden beim Empfang von E-Mails durchgeführt:

• Durchsuchen der Adressenkartei und Projektkartei aller Firmen, die berücksichtigt werden sollen.

• Wird eine E-Mailadresse in unterschiedlichen Karteikarten gefunden (egal in welcher Firma), wird kein Adressname zugeordnet.

• Wird eine E-Mailadresse in identischen Karteikarten (gleicher Adressnamen in mehreren Firmen) gefunden, wird der Adressname zugeordnet.

• Wird ein Projektname in unterschiedlichen Firmen mehrmals gefunden, wird kein Projekt zugeordnet.

Die Zuordnung von Projekten kann optimiert werden, wenn bei mehreren Firmen je Firma ein unterschiedliches Präfix verwendet wird. Z. B. #1, #2, #3 oder F1, F2 oder F3.

• Möchte Sie die E-Mails für mehrere Firmen konsequent trennen oder archivieren, muss mit mehreren IN-FORM Installationen gearbeitet werden.

Beim Erstellen von E-Mails wird die Zuordnung von Adresse und Projekt anhand der Firma vorgeschlagen, in der aktuell gearbeitet wird.

Laut GoBD müssen Unternehmen sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails und Faxe vor Veränderungen oder versehentlichem Löschen geschützt sind. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen elektronische Dokumente vom Steuerprüfer durchsucht, angezeigt und ausgegeben werden können.

Das E-Mails und Faxe im Kommunikationssystem änderbar und löschbar sind, wird die Aktivierung dieser Funktion empfohlen.

Optionen:

1. Keine Duplizierung

2. Duplizierung ein- und ausgehender E-Mails und Faxe durch automatische Weiterleitung an die angegebene E-Mailadresse. Im folgenden Feld ist die E-Mailadresse für die Weiterleitung anzugeben. Mit einer Test E-Mail prüfen Sie, ob die E-Mail im vorgesehenen E-Mailarchiv empfangen wird.

Zur Archivierung der duplizierten Informationen ist der Einsatz einer speziellen Archivierungssoftware für E-Mailpostfächer empfehlenswert, das den Anforderungen der GoBD entspricht.

Siehe auch

"GoBD - Aufbewahrung steuerlich relevanter E-Mails"

in Versionsinfo 2018 Seite 18