Wie erstelle und empfange ich E-Rechnungen?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland für B2B-Beziehungen (Business to Business) die im Wachstumschancengesetz vorgesehene grundlegende Verpflichtung zum Erstellen und Empfangen von elektronischen Rechnungen in Kraft.
Mit IN-FORM sind Sie bestens aufgestellt, egal ob Sie IN-FORM EnterPrice, PROfessional oder FLEX nutzen! Informieren Sie sich über die wichtigsten Details.
Wann und wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht auf meinen Betrieb aus?
Rechnungen an Firmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Zudem sind Firmen dazu verpflichtet, vom Rechnungsaussteller zugestellte E-Rechnungen ab diesem Datum entgegenzunehmen. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder Rechnungen für steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG §4 Nr. 8-29.
Wegen des hohen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Rechnungen in anderen Formaten gestellt werden (z. B. in Papierform). Bis Ende 2027 gilt die Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 sollen die neuen Anforderungen für E-Rechnungen für alle Unternehmen verbindlich werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (UStG §14).
Unter einem strukturierten elektronischen Format versteht man eine Datei, die automatisiert maschinell auslesbar ist und deren Daten an ein fest vorgegebenes Format gebunden sind. Hierfür wird zunehmend das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Belegbild und maschinenlesbarer XML-Datei) bevorzugt. Für öffentliche Auftraggeber kommt zudem die XRechnung (ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei) zum Einsatz.
Als unstrukturiertes Datenformat gelten eingescannte Papierrechnungen oder Rechnungen, die auf herkömmliche Weise elektronisch erstellt und verschickt wurden (reine PDF-Dateien).
Ist mein IN-FORM für diese gesetzlichen Vorgaben vorbereitet?
Bereits seit IN-FORM 2019 können Sie Ausgangsrechnungen in der ZUGFeRD-Version 1.0 erstellen. Sie benötigen KEIN zusätzliches Modul, nur das Basispaket.
Für die Qualifikation als E-Rechnung ist die ZUGFeRD-Version 2.0.1 oder höher erforderlich. Ab der IN-FORM Version 2024.50 ist auch das Erstellen von Ausgangsrechnungen mit der ZUGFeRD-Version 2.2 möglich.
Sie möchten prüfen, welche IN-FORM Version Sie aktuell im Einsatz haben?
Ihre aktuelle Programmversion wird beim Start von IN-FORM im Anmeldebildschirm angezeigt. Alternativ können Sie die Version jederzeit in IN-FORM einsehen, indem Sie mit der Taste (F11) das Fenster "Mein IN-FORM" öffnen.
Sie möchten Ihr IN-FORM auf den neuesten Stand bringen?
Wir beraten Sie gerne zum Update Ihrer IN-FORM Software auf die neueste Version. Kontaktieren Sie uns, am besten über das Kontaktformular auf www.in-software.com.
Wie erstelle und empfange ich eine E-Rechnung in IN-FORM?
Um eine E-Rechnung in IN-FORM zu erstellen, wählen Sie beim Drucken der Rechnung den Drucker "IN-Software PDF". Ab der Version 2024.50 wird so automatisch eine E-Rechnung im erforderlichen ZUGFeRD-Format erzeugt.
Um eine E-Rechnung zu empfangen, benötigen Sie lediglich ein Postfach in einem beliebigen E-Mail Programm, an das der Rechnungssteller seine E-Rechnung versenden kann.
Außerdem bietet IN-FORM zusätzliche Möglichkeiten zum Erstellen und Empfangen elektronischer Rechnungen:
Mit Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus: E-Rechnungen in einem Schritt erstellen und per E-Mail aus IN-FORM versenden
Mit Zusatzmodul Schriftstückimport/-export: Erstellen von Ausgangsrechnungen im Format XRechnung (ab IN-FORM 2021)
Mit Zusatzmodul Offene Posten/Zahlungsverkehr: Importieren von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format (ab IN-FORM 2019) und im Format XRechnung (ab IN-FORM 2025)
Wie erkenne ich, ob es sich bei einer erstellten oder empfangenen Rechnung um eine E-Rechnung handelt?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine einfache PDF-Datei aus. In das PDF-Belegbild ist zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei mit den Rechnungsdaten integriert.
Diese XML-Datei können Sie ansehen und überprüfen, indem Sie die PDF-Datei in einem dafür geeigneten Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader) öffnen und in der Menüleiste auf das Büroklammer-Symbol klicken. Daraufhin wird die angehängte XML-Datei angezeigt und kann geöffnet werden. Bei mit IN-FORM erzeugten ZUGFeRD-Rechnungen lautet der Name der XML-Datei "factur-x.xml" (ab ZUGFeRD-Version 2.2) bzw. "ZUGFeRD-invoice.xml" (ältere ZUGFeRD-Versionen).
Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit dem Zusatzmodul "Kasse" in IN-FORM?
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten laut Gesetzgeber keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für den Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Ladengeschäft oder Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen – sofern der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.
Mit dem Zusatzmodul Kasse ist das Erstellen von E-Rechnungen über die folgende Vorgehensweise möglich:
Erstellen Sie für Unternehmen bei der Abholung oder Rückgabe von Materialien immer zuerst einen Lieferschein bzw. Rücklieferschein. Wählen Sie hierzu im Programmteil "Kasse" die Tätigkeit "Lieferschein/Rücklieferschein erstellen" und im Feld "Preis als" zwingend die Einstellung "Nettopreis" aus.
Drucken Sie den Lieferschein aus oder senden Sie ihn per E-Mail an das Unternehmen.
Erzeugen Sie in periodischen Abständen (z. B. wöchentlich oder monatlich) aus den erstellten Lieferscheinen für das Unternehmen eine Rechnung. Starten Sie hierzu im Programmteil "Kasse" unter [Menü] > Weitere Tätigkeiten die Funktion "Rechnung aus Kassenlieferschein erstellen".
Filtern Sie im Bereich "Auswahl" mit den Feldern "ab Datum" und "bis Datum" sowie "Adressname" nach den offenen Lieferscheinen bzw. Rücklieferscheinen für das Unternehmen.
Wählen Sie auf der rechten Seite die Option "Rechnungen erzeugen im Ordner" und den entsprechenden Ordner, das Register und die Überschrift aus.
Starten Sie die Rechnungserstellung und senden Sie die Rechnung per E-Mail an das Unternehmen.
Rufen Sie bei Bedarf die erstelle Rechnung im Programmteil "Belege" für weiterführende Prozesse auf.
Über die Tätigkeiten "Rechnung/Gutschrift erstellen" oder "Rechnung/Gutschrift mit Beleg erstellen" können heute noch keine E-Rechnungen ausgegeben werden.