Wie bereite ich Daten für die XML2NZ-Schnittstelle vor?

Sie möchten Ihre Zeiten und Materialien im XML-Format in die Nachkalkulation/Zeitwirtschaft von IN-FORM importieren? Die XML2NZ-Schnittstelle wurde von IN-Software definiert und ermöglicht Ihrem Anwendungsentwickler den Aufbau von Übernahmedateien.

• Die XML2NZ-Norm hat eine feste Struktur, innerhalb dieser mithilfe von "Tags" die Material- und Zeitdaten übergeben werden können.

• Die Struktur beginnt mit dem XML-Tag, das die Version und die Codierung der Datei bestimmt.

• Darauf folgt der Tag, der die Sammlung aller Datensätze enthält. Dieser beginnt mit <Entries> und endet mit </Entries>.

• Die einzelnen Datensätze befinden sich jeweils innerhalb eines Entry-Tags. Dieser bestimmt die Satzart der Erfassung. Es gibt zwei mögliche Satzarten (Typen): <Entry Type="M"> für Material- und <Entry Type="Z"> für Zeiterfassungen. Beide Satzarten können gemeinsam in einer Datei auftreten.

• Jeder Entry-Tag muss einen CommonData-Tag enthalten. Dieser übergibt die allgemeinen Felder des Datensatzes, die unabhängig vom Typ der Erfassung sind (z. B. Datum und Projekt). Jedes Feld wird durch ein eigenes feldspezifisches Tag übergeben.

• Jeder Entry-Tag kann zusätzlich zum CommonData-Tag entweder ein MaterialData-Tag oder ein TimeData-Tag enthalten, der zum Typ des Entry-Tags passen muss. Material- und Zeitdaten können nicht in einem Entry-Tag vermischt werden. Jedes Feld wird durch ein eigenes feldspezifisches Tag übergeben.

Beispiel für die Grundstruktur einer XML2NZ-Datei:

XML2NZ-Standardsätze

Die folgenden Felder können für Zeit- und Materialsätze im Tag <CommonData> übergeben werden.

Prüfungen und Reaktionen

Folgende Prüfungen sind bei Standardsätzen notwendig. Wenn eine der folgenden Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.

• Projekt: Das Projekt muss in der Projektkartei existieren sowie vom Typ "Offen" sein.

• Datum: Das Buchungsdatum muss nach dem Eintrittsdatum bzw. vor dem Austrittsdatum des Mitarbeiters liegen oder mit diesen identisch sein. Das Buchungsdatum muss nach dem Projektstart des Projekts liegen oder mit diesem identisch sein.

• Währung: Wenn kein Währungsfeld übergeben wurde und der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert oder die Währung in der Artikelkartei nicht existiert, wird die Standardwährung der Firma verwendend. Wenn eine Währung übergeben wird, dann wird geprüft, ob diese Währung in der Büroorganisation existiert. Wenn sie nicht existiert wird der Import dieses Satzes abgelehnt und mit einer entsprechenden Meldung protokolliert.

• Kurztext: Ist dieses Datenfeld nicht vorhanden, wird es aus der Artikelkartei übernommen.

XML2NZ-Materialsätze

Die folgenden Felder können für Materialsätze im Tag <MaterialData> übergeben werden.

Prüfungen und Reaktionen

Folgende Prüfungen sind bei Materialsätzen notwendig. Wenn eine der folgenden Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.

• Menge: Die eingetragene Menge muss ungleich "Null" sein.

• Artikelnummer: Wenn der eingetragene Artikel in der Artikelkartei vorhanden ist, muss er vom Typ "Artikel" sein. Wenn der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert, müssen die Felder EK-Preis, VK-Preis, Preis per und Einheit existieren, damit der Satz importiert werden kann.

• Preis per, EK-Preis, VK-Preis, Einheit, Kennzeichen für Material / Geräte / Fremdleistungen: Sind diese Datenfelder nicht vorhanden, werden sie aus der Artikelkartei übernommen.

• Kennzeichen, ob Artikel vom Lager abzubuchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Abbuchung vom Lager in der Artikelkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.

• Kennzeichen, ob Artikel im Materialjournal der Adresse zu buchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Buchung im Materialjournal der Adressenkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.

XML2NZ-Zeitsätze

Die folgenden Felder können für Materialsätze im Tag <TimeData> übergeben werden.

Varianten

Zeitsätze können in zwei verschiedenen Varianten existieren. Für die Übergabe der Zeiten können entweder die Felder <WorkStartTime> und <WorkEndTime> oder das <WorkHours> verwendet werden. Wenn alle drei Felder gleichzeitig gefüllt sind, werden die Felder <WorkStartTime> und <WorkEndTime> ignoriert und nur das Feld <WorkHours> berücksichtigt.

• Gesamtzeit-Buchungen (Feld <WorkHours>) Es wird die Gesamtzeit als Dezimalwert übergeben, die ein Mitarbeiter für ein Projekt in einer Stundenart gearbeitet hat. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei nicht berücksichtigt.

• Arbeitsbeginn-Arbeitsende-Buchungen (Felder <WorkStartTime> und <WorkEndTime>) Die insgesamt angefallene Arbeitszeit errechnet sich aus dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei berücksichtigt. Pausen werden abgezogen und der Arbeitsbeginn wird ggf. durch den Dialogeintrag korrigiert.

• Pause-Buchungen (Feld <Break>) Wenn ein Wert im Feld <Break> hinterlegt ist, wird die Arbeitszeit abzüglich des Pausenwerts berechnet. Ist bei dem Mitarbeiter ein automatischer Pausenabzug eingestellt, wird der Wert aus dem Feld <Break> ignoriert.

Prüfungen und Reaktionen

Folgende Prüfungen sind bei Zeitsätzen notwendig. Wenn eine der Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.

• Mitarbeiter: Der eingetragene Mitarbeiter muss in der Mitarbeiterkartei vorhanden sein.

• Stundenanzahl: Die eingetragene oder zu berechnende Stundenanzahl muss ungleich Null sein. Die Summe aller Stunden eines Tages darf 24 nicht übersteigen.

• Stundenart: Die eingetragene Stundenart muss im Systemsatz der Mitarbeiterkartei existieren. Bei unproduktiven Stundenarten werden ein eventuell eingetragener Kostenträger und Preise ignoriert.

• EK-Preis (Lohnkostensatz), VK-Preis (Lohn-VK-Preis): Wenn diese Daten nicht im Satz existieren, dann werden sie unter Verwendung der Preise der Stundenart und der Lohndaten des Mitarbeiters berechnet.