Mit dieser Tätigkeit können Sie Adressen oder Artikel für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen exportieren; d. h. in einer von Ihnen anzugebenden Datei abspeichern. Die Daten werden im Textformat (ASCII-Format) oder CSV-Format (für Excel) abgelegt. Die meisten auf dem Markt befindlichen Programme können Dateien im Textformat importieren und weiterverarbeiten.

Dateien im Textformat enthalten nur den Text bzw. die Zahlen der einzelnen Adressen- bzw. Artikelfelder, keine Formatangaben. Die Felder selbst sind durch bestimmte Trennzeichen (meist das Semikolon) getrennt. Ein Datensatz (d. h. eine Adresse bzw. ein Artikel) wird durch das RETURN-Zeichen "¶" beendet.

Diese Trennzeichen können Sie selbst bestimmen. Sie können auch die Felder auswählen, die Sie exportieren wollen. Dadurch exportieren Sie nicht immer alle Daten zu einer Adresse bzw. einem Artikel, sondern nur die Informationen, die Sie benötigen. Außerdem können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die das Aussehen der Textdatei bestimmen.

IN-FORM bietet Ihnen Standardvorgaben zu diesen Einstellungen an, die für den Export von Adressen bzw. Artikeln normalerweise zutreffend sind. Diese Vorgaben können Sie übernehmen oder Ihren Wünschen entsprechend verändern.

Wie ist der Ablauf des Exports?

1. Bestimmen Sie zuerst die Adressen bzw. die Artikel, die Sie exportieren wollen.

2. Danach wählen Sie den Namen der Einstellungen, mit denen Sie die Daten exportieren wollen.

Wenn Sie einen anderen Dateinamen oder ein anderes Format als angezeigt eingeben wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Einstellungen ändern].

Speichern Sie die Einstellungsänderungen unter einem neuen Namen ab.

Durch ein Optionsfeld können Sie wählen, ob Sie alle Daten einer Kartei exportieren wollen oder nur ausgewählte Adressen bzw. Artikel. Entscheiden Sie sich für die Option “Auswählen“, bestimmen Sie mithilfe eines Suchfeldes die zu exportierenden Datensätze.

Aktivieren Sie die Option “Alle Datensätze exportieren“. Bedenken Sie aber die Größe der Kartei, die komplett exportiert wird.

Das Programm bietet Ihnen bestimmte Einstellungen an, die Sie übernehmen können. Diese Einstellungen können Sie korrigieren, wenn Sie auf die Schaltfläche[Einstellungen ändern]klicken. Daraufhin erscheint das Fenster Exporteinstellungen ändern, in dem Sie die gewünschten Korrekturen vornehmen.

Die geänderten Einstellungen können Sie unter einem Namen abspeichern. Die Namen der gespeicherten Einstellungen können Sie durch das abgebildete Auswahlfeld auswählen. Dadurch können Sie sehr einfach Einstellungen auswählen, die Sie immer wieder verwenden wollen.

Falls Sie bisher noch keine Einstellungen unter einem Namen gespeichert haben, bleibt das Auswahlfeld leer. Sie können keinen Namen direkt in das Auswahlfeld eingeben.

Die Datensätze, die Sie exportieren wollen, werden in einem Tabellenfeld angezeigt. In der ersten Zeile des Tabellenfelds werden die Feldnamen der Felder dargestellt, die Sie ausgewählt haben, sofern Sie das entsprechende Kontrollkästchen bei den Exporteinstellungen angekreuzt haben. Die beiden Zeichen, die in Klammern vor dem Feldnamen stehen, sind die Variablennamen der Felder, die in Formeln verwendet werden.

Die Einstellungen, die Sie in diesem Fenster vornehmen, können Sie unter einem Namen abspeichern. Dadurch sind diese Einstellungen jederzeit verfügbar; d. h. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie Daten exportieren, diese Einstellungen nochmals vornehmen.

Anzeige, Speichern und Löschen der Namen

Der Name, unter dem die gewählten Einstellungen abgespeichert wurden, wird in diesem Bereich in einem Textfeld angezeigt. Diesen Namen können Sie löschen. Der Name wird, nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, ohne zusätzliche Abfrage gelöscht. In der Anzeige steht dann Standard.

Falls Sie keinen Namen gewählt haben, steht in der Anzeige Standard. Die Schaltfläche [Löschen] ist inaktiv.

Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], erscheint das Fenster Einstellungen speichern. In diesem Fenster können Sie durch ein Auswahlfeld einen vorhandenen Namen auswählen oder einen neuen Namen eingeben, unter dem die veränderten Einstellungen gespeichert werden sollen.

Name der Zieldatei

Geben Sie den Namen der Zieldatei, in welche die zu exportierenden Daten geschrieben werden sollen, mit vollständigen Pfadangaben in das Textfeld Dateiname ein. Die Endung “.TXT“ wird automatisch an den Dateinamen angehängt, wenn Sie das Textformat gewählt haben. Die Endung “.CSV“ wird automatisch an den Dateinamen angehängt, wenn Sie das CSV-Format gewählt haben.

Geben Sie keinen Pfad an, wird die Datei im zuletzt aktiven Verzeichnis abgespeichert. Falls Sie noch keine Daten exportiert haben, wird die Datei in das Verzeichnis abgelegt, das zuletzt vom Programm angesprochen wurde (meist das Verzeichnis Programm).

Einfacher bestimmen Sie das Zielverzeichnis, wenn Sie auf die Schaltfläche [Durchsuchen] klicken.

Kontrollkästchen 1. Datensatz …

Kreuzen Sie das Kontrollkästchen 1. Datensatz enthält … an, werden die Namen der Felder, die Sie exportieren wollen, in den ersten Datensatz geschrieben. Dies ist meist notwendig, wenn Sie die exportierten Daten in einem anderen Programm weiterverarbeiten wollen.

Auch in der Anzeige der Datensätze werden nur bei aktivem Kontrollkästchen die Feldnamen angezeigt.

Sie wollen einen Serienbrief mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm als Briefe schreiben ausgeben (z. B. Microsoft Word). Sie haben die Feldnamen als Serienbriefplatzhalter benutzt. Microsoft Word© erwartet nun die Namen der Felder im ersten Datensatz.

Trennzeichen

Das Trennzeichen hängt vom Programm ab, das Sie für die Weiterverarbeitung der Daten verwenden. Die Vorauswahl von IN-FORM ist für die meisten Programme geeignet. Es gibt aber auch Programme, die spezielle Zeichen dafür verwenden. Lesen Sie in der Programmbeschreibung nach, welches Trennzeichen dort benutzt wird. Bestimmen Sie dieses Zeichen mithilfe des entsprechenden Auswahlfeldes.

Benötigen Sie ein anderes, nicht im Auswahlfeld vorhandenes Trennzeichen, wählen Sie den Listenpunkt Anderes und geben das Zeichen in das dahinterstehende Textfeld ein.

Weitere Erweiterte Einstellung für den Export ändern Sie nach Klick auf die Schaltfläche.

Feldauswahl

Mithilfe der beiden Listenfelder Nicht zu exportierende Felder und Zu exportierende Felder bestimmen Sie die Felder der Adressen bzw. Artikel, die Sie für die Weiterverarbeitung brauchen.

Markieren Sie im linken Listenfeld ein oder mehrere Feldnamen, wird die Schaltfläche [Feld exportieren] aktiv. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, werden die markierten Namen in das rechte Listenfeld verschoben. Diese Felder werden nun exportiert. Markieren Sie im rechten Listenfeld ein oder mehrere Feldnamen, wird die Schaltfläche [Feld nicht exportieren] aktiv. Diese Schaltfläche verschiebt die markierten Namen in das linke Listenfeld. Diese Felder werden nicht mehr exportiert.

Die Adressen- bzw. Artikelfelder, die am häufigsten exportiert werden, sind im rechten Listenfeld von IN-FORM vorgegeben.

1.   Ansprechpartner

Falls Sie Adressen mit mehreren Ansprechpartnern exportieren möchten, ist das Feld Ansprechpartner auszuwählen. Es wird in diesem Fall je Ansprechpartner eine Datenzeile exportiert.

(K0)Adressname;(DA)Ansprechpartner;(N1)Namenszeile 1;(N2)Namenszeile 2;...„MUSTERMAX“;“<STANDARD>“;“Max Muster GmbH“;“Dekorationen“;...„MUSTERMAX“;“Einkauf“;“Max Muster GmbH“;“Georg Geizhals“;...

2.   Lieferortsbezeichnung

Falls Sie Adressen mit mehreren Lieferorten exportieren möchten, ist das Feld Lieferortsbezeichnung auszuwählen. Es wird in diesem Fall je Lieferortsbezeichnung eine Datenzeile exportiert.

(K0)Adressname;(LA)Lieferortsbezeichnung;(N1)Namenszeile 1;(N2)Namenszeile 2;...„MUSTERMAX“;“<STANDARD>“;“Max Muster GmbH“;“Dekorationen“;...„MUSTERMAX“;“Filiale Süd“;“Max Muster GmbH Süd“;“Erika Muster“;...

3.   EK-Lieferantenpreise

Falls Sie Artikel mit mehreren EK-Lieferantenpreisen exportieren möchten, ist das Feld Lieferantenadressname auszuwählen. Es wird in diesem Fall je Lieferantenpreis eine Datenzeile exportiert.

(K0)Artikelnummer;(TY)Typ;(Z0)Listenpreis;(Z1)Rabatt;(Z2)EK-Preis;(Z3)Zuschlag;(Z4)VK-Preis nach Preisstaffel 1;(B0)Preis per;(CL)Lieferantenadreßname;(K6)Original-Artikelnummer;"10100050";"A";43,96;39;26,82;37;36,74;1;"HORNUNG";"123456";"10100050";"A“;50;10;45;37;36,12;1;"BUCHHOLZ";"987654";"10100050";"A";55;;47;37;36,98;1;"ALCO";"784512";

Sie können nach Klick auf die Schaltfläche im folgenden Fenster weitere Einstellungen vornehmen:

1.  Sollen Zeilenumbrüche in den Texten exportiert werden?

2.  In das Textfeld Anzahl zu exportierender Zeichen … schreiben Sie die maximale Anzahl Zeichen, die pro Feld exportiert werden sollen. Diese Angabe ist nur für die mehrzeiligen Textfelder wie Artikeltext oder Infotext notwendig. Vorgegeben ist die maximale Anzahl Zeichen (99999), die pro Datenelement exportiert werden können.

Diese Einstellmöglichkeit sollten Sie nur in Ausnahmefällen verwenden, um lange, überflüssige Texte zu beschneiden.

Bitte beachten Sie, dass Programme für die Weiterverarbeitung der exportierten Daten meistens maximal 256 Zeichen pro Feld einlesen können. Lesen Sie in der Programmbeschreibung nach, wie viel Zeichen das entsprechende Programm pro Feld importieren kann.

3.  Das Texterkennungszeichen hängt vom Programm ab, das Sie für die Weiterverarbeitung der Daten verwenden. Die Vorauswahl von IN-FORM ist für die meisten Programme geeignet. Es gibt aber auch Programme, die spezielle Zeichen dafür verwenden. Lesen Sie in der Programmbeschreibung nach, welches Texterkennungszeichen dort benutzt wird. Bestimmen Sie diese Zeichen mithilfe der entsprechenden Auswahlfelder.

4.  Trennzeichen für Listen: In den IN-FORM Daten können in einer Spalte mehrere Einträge stehen, die in Listen übertragen werden. Bei Adressen sind dies die Einträge im Materialjournal; bei Artikeln sind dies die Bestandteile eines Jumbos. Um diese Einträge voneinander zu trennen, benötigt IN-FORM das Trennzeichen für Listen. In dieses Textfeld tragen Sie das in der ASCII-Datei vorgegebene Trennzeichen ein. Das Trennzeichen können Sie den Spalten entnehmen, in denen das Materialjournal oder die Jumbos stehen.

5.  Dezimalkennzeichen für Zahlen: In deutschen Programmen wird als Dezimalkennzeichen das Komma verwendet. In englischen Programmen ist der Punkt üblich. Prüfen Sie dies in der Programmbeschreibung für die Weiterverarbeitung.

6.  Tausenderkennzeichen für Zahlen: Im Textformat wird kein Tausenderkennzeichen vorgeschlagen. Im CSV-Format wird ein Punkt als Tausenderkennzeichen vorgeschlagen.

Sie können nach Klick auf die Schaltfläche im folgenden Fenster weitere Einstellungen vornehmen:

1.  Dateiursprung: Mit diesem Auswahlfeld bestimmen Sie, ob die zu importierende Datei aus einem Programm stammt, das unter DOS oder unter Windows läuft. Dies ist notwendig, damit "ä“, "ö“, "ü“ und "ß“ korrekt übernommen werden.

Wählen Sie den falschen Dateiursprung, erscheinen die Umlaute und das "ß“ nicht, sondern nicht definierbare Zeichen.

2.  Anzahl zu importierender Zeichen: In das Textfeld Anzahl zu importierender Zeichen … schreiben Sie die maximale Anzahl Zeichen, die pro Feld eingelesen werden sollen. Diese Angabe ist nur für Mehrzeilentextfelder wie Artikeltext oder Infotext notwendig. Vorgegeben ist die maximale Anzahl Zeichen (99999), die pro Datenelement importiert werden können.

Diese Einstellmöglichkeit sollten Sie nur in Ausnahmefällen verwenden, um lange, überflüssige Texte zu beschneiden.

3.  Texterkennungszeichen: Steht der Text in den Spalten der Vorschau zwischen Anführungszeichen ‚ ‚ oder " ", wählen Sie im Auswahlfeld Texterkennungszeichen diese Zeichen aus.

4.  Trennzeichen für Listen: Haben Sie mit IN-FORM Daten exportiert, können in einer Spalte mehrere Einträge stehen, die in Listen übertragen werden. Bei Adressen sind dies die Einträge im Materialjournal; bei Artikeln sind dies die Bestandteile eines Jumbos. Um diese Einträge voneinander zu trennen, benötigt IN-FORM das Trennzeichen für Listen. In dieses Textfeld tragen Sie das in der ASCII-Datei vorgegebene Trennzeichen ein. Das Trennzeichen können Sie den Spalten entnehmen, in denen das Materialjournal oder die Jumbos stehen.

5.  Dezimalkennzeichen für Zahlen: In deutschen Programmen wird als Dezimalkennzeichen das Komma verwendet. In englischen Programmen ist der Punkt üblich. Prüfen Sie dies in der Programmbeschreibung für die Weiterverarbeitung.

7.  Tausenderkennzeichen für Zahlen: Im Textformat wird kein Tausenderkennzeichen vorgeschlagen. Im CSV-Format wird ein Punkt als Tausenderkennzeichen vorgeschlagen.

Um Schriftstücke mit anderen Systemen auszutauschen, kann im Programmteil Belege die Funktion [Menü] > Weitere Tätigkeiten > Importieren/exportieren von Schriftstücken verwendet werden. Sie können dabei Schriftstücke mit anderen IN-FORM-Systemen und mit anderen Programmen austauschen. Wählen Sie zunächst das Format und dann die Tätigkeit aus.

Damit Schriftstücke mit anderen Programmen ausgetauscht werden können, sind speziell auf den jeweiligen Fall abgestimmte Konverter notwendig. Diese Konverter kann IN-Software für Sie erstellen.

Schritt 1: Schriftstücke zum Import auswählen

Das Fenster "Schriftstücke zum Import auswählen" öffnet sich, nachdem Sie das Format "Schriftstück von IN-FORM" gewählt haben und auf [Schriftstück importieren] klicken.

In diesem Fenster können Sie mehrere Schriftstücke wählen, die Sie importieren wollen. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Danach wird das standardmäßige Öffnen-Fenster von Windows angezeigt. In diesem Fenster bestimmen Sie das Laufwerk und die Dateien der Schriftstücke, die Sie einlesen wollen.

Sie können im Öffnen-Fenster auch mehrere Dateien zugleich markieren. IN-FORM überträgt alle Dateien in dieses Fenster.

Nachdem Sie das Öffnen-Fenster mit [OK] verlassen haben, erscheinen die einzulesenden Schriftstücke in der Tabelle, auch wenn Belegnummern mehrmals vorkommen.

Sie müssen in der Tabelle keine Datei markieren, damit diese importiert wird. Das Programm importiert automatisch die angezeigten Dateien.

Diesen Vorgang können Sie mehrmals durchführen, wenn Sie mehrere Schriftstücke von verschiedenen Firmen importieren wollen.

Bestätigen Sie den Import der gewählten Dateien mit [OK], öffnet sich das Fenster Schriftstück importieren.

Schritt 2: Schriftstück importieren

Das Fenster "Schriftstück importieren" öffnet sich, nachdem Sie Dateien für den Import ausgewählt und bestätigt haben.

Im oberen Teil des Fensters sehen Sie zwei Bereiche. Nach dem Öffnen des Fensters wird das erste einzulesende Schriftstück im linken Bereich angezeigt. Ist in Ihrer Schriftstückdatenbank bereits ein Schriftstück enthalten, das die gleiche Belegnummer hat, wird dieses Schriftstück im rechten Bereich angezeigt.

Mittels Optionsfeld entscheiden Sie nun, ob das importierte Schriftstück eine neue Belegnummer erhalten soll oder nicht. Falls Sie die bisherige Nummer verwenden, wird das vorhandene Schriftstück durch das importierte ersetzt.

Geben Sie dem Schriftstück eine neue Nummer, müssen Sie noch Ordner, Register und Überschrift bestimmen, in dem das Schriftstück abgelegt werden soll.

Ist die Belegnummer noch nicht vorhanden, erhält das einzulesende Schriftstück automatisch eine neue Nummer. Die Nummer passt in die Reihenfolge der bisherigen Belegnummern. Dadurch wird vermieden, dass Lücken in der Nummerierung der Schriftstücke entstehen, und dass die eingelesenen Schriftstücke später überschrieben werden.

Bestätigen Sie den Import mit der Schaltfläche [OK], speichert das Programm die Datei an der angegebenen Stelle.

Importieren Sie ein Angebot und speichern dieses im Ordner für Rechnungen, wird es dort als Rechnung festgehalten.

Danach zeigt das Programm das nächste zu importierende Schriftstück an. Bestätigen Sie den Import dieses Schriftstücks wiederum mit [OK]. Auf diese Weise importiert IN-FORM alle Schriftstücke in der Reihenfolge, in der Sie diese im Fenster Schriftstücke für Import auswählen ausgewählt haben.

Sie wollen das angezeigte Schriftstück nicht übertragen. In diesem Fall betätigen Sie die Schaltfläche [Schriftstück überspringen]. IN-FORM speichert dieses Schriftstück nicht in Ihrer Datenbank und zeigt sofort das nächste Schriftstück an.

Sie haben festgestellt, dass Sie die falschen Schriftstücke für den Import ausgewählt haben. Deshalb wollen Sie den Vorgang für die noch nicht gespeicherten Schriftstücke abbrechen. Dafür gibt es in diesem Fenster die Schaltfläche [Restliche Schriftstücke überspringen].

Nachdem Sie den Importvorgang abgeschlossen haben, erscheint das Fenster Ergebnis des Schriftstückimports.

Schritt 3: Ergebnis des Schriftstückimports

Nachdem Sie im Fenster "Schriftstück importieren" alle Schriftstücke übernommen oder den Vorgang mit der Schaltfläche [Restliche Schriftstücke überspringen] abgebrochen haben, wird das Fenster "Ergebnis des Schriftstückimports" angezeigt.

Das Programm zeigt Ihnen hier nochmals alle für den Import ausgewählten Schriftstücke an. In der ersten Spalte der Tabelle steht, ob das Schriftstück importiert oder ob es übersprungen wurde.

Die Gesamtsumme der eingelesenen Schriftstücke wird aktualisiert, sobald Sie den Inhalt des Schriftstücks bearbeitet haben. Deshalb müssen Sie den Inhalt dieser Schriftstücke zuerst in der Positionsbearbeitung aktualisieren oder die Schriftstücke ausdrucken.

Das Fenster "Schriftstücke aus externen Formaten importieren" öffnet sich, nachdem Sie das Format "Daten anderer Programme" gewählt haben und auf [Schriftstück importieren] klicken.

In diesem Fenster wählen Sie das Datenformat der zu importierenden Daten, die Datei und Angaben zu den Kopfdaten. Mit Hilfe von Kontrollkästchen beeinflussen Sie die Behandlung der Daten während des Imports.

Dateiformat

Mithilfe des Auswahlfeldes wählen Sie das Format, in dem die zu importierende Datei vorliegt. Ist das gewünschte Format noch nicht in der Liste aufgeführt, kann IN-Software einen passenden Konverter erstellen, den Sie dann per Klick Sie auf die Schaltfläche [Formate bearbeiten] einbinden können.

Das standardmäßig vorhandene Format INXML dient IN-Software als Basis für die einzubindenden Konverter.

Dateiname

Schreiben Sie in dieses Textfeld den Namen der zu importierenden Datei. Damit IN-FORM die Datei findet, geben Sie zum Dateinamen den vollständigen Pfad an.

Um Datei und Pfad auszuwählen, betätigen Sie die Schaltfläche [Durchsuchen].

Adressname und Bearbeiter

Wenn Sie den Adressnamen einer in der Adressenkartei existierenden Adresse auswählen, wird IN-FORM die entsprechenden Daten in die Kopfdaten der importierten Schriftstücke einstellen. Damit lassen sich die importierten Daten auf einfache Weise z. B. mit den Zahlungskonditionen versehen.Der ausgewählte Bearbeiter wird ebenfalls in alle importierten Schriftstücke eingestellt.

Falls die zu importierende Datei mehrere Schriftstücke enthält, gilt Ihre Auswahl für alle Schriftstücke.

Je nach Definition des verwendeten Konverters können einzelne Felder in den Kopfdaten durch importierte Daten überschrieben werden.

Kontrollkästchen „Nicht vorhandene Projekte anlegen“

Bei eingeschaltetem Kontrollkästchen werden ggf. importierte Projektnamen in der Projektkartei geprüft und bei nicht Vorhandensein dort angelegt. Dabei werden die möglichen Daten aus dem Kopf des Schriftstücks in das Projekt übernommen.

Ordner, Register, Überschrift

Im rechten Bereich wählen Sie Ordner, Register und Überschrift für das neue Schriftstück aus.

Falls die zu importierende Datei mehrere Schriftstücke enthält, gilt Ihre Auswahl für alle Schriftstücke.

Mit dem Kontrollkästchen Start-/Schlusstexte des Registers verwenden können Sie entscheiden, ob die entsprechenden Texte aus der Ordneranpassung des Registers in der Büroorganisation verwendet werden sollen.

Falls die zu importierende Datei bereits Start- und Schlusstexte enthält, dann schalten Sie das Kontrollkästchen aus.

Enthält die zu importierende Datei ausschließlich Positionen, dann schalten Sie das Kontrollkästchen ein.

Die jeweilige Einstellung wird zum gewählten Dateiformat bzw. Konverter gespeichert und wieder vorgeschlagen.

Kontrollkästchen für die Einstellungen

Schalten Sie „Artikeltext bzw. Artikelpreise werden aus der Artikelkartei geholt“ ein, sofern Sie die Artikeltexte bzw. Artikelpreise nicht aus der Importdatei übernehmen wollen, sondern aus der Artikelkartei. Der Artikel muss in diesem Fall schon in der Artikelkartei gespeichert sein und der übernommene Datensatz muss die Artikelnummer enthalten.

Kreuzen Sie das Kontrollkästchen Jumbobestandteile werden aus der Artikelkartei geholt an, entnimmt das Programm die Daten der Jumbobestandteile aus der Artikelkartei. Die entsprechenden Artikel werden anhand der Artikelnummer, die in einem Jumbo für die Identifizierung der Jumbobestandteile verwendet werden, gefunden. Die Daten im zu importierenden Schriftstück werden ignoriert.

Das Programm holt nur die Daten der Artikel, die schon in der Artikelkartei enthalten sind. Sonst verwendet es die Daten aus dem zu importierenden Schriftstück.

Kreuzen Sie das Kontrollkästchen Artikel, die in der Artikelkartei fehlen, werden dort angelegt an, speichert IN-FORM die Artikel in der Artikelkartei ab, die dort noch nicht vorhanden sind.

Kreuzen Sie das Kontrollkästchen Artikel, die in der Artikelkartei fehlen, werden gekennzeichnet an, enthalten entsprechende Positionen in der ersten Zeile des Artikeltextes die Worte "ARTIKEL NICHT ERFASST!“.

Das Kurzzeichen des Datenlieferanten, das auch beim Datenservice verwendet wird, besteht aus zwei Zeichen. Tragen Sie das gewünschte Kurzzeichen in das Textfeld ein.

Wenn Sie ein Kurzzeichen angeben haben und mit der Option “Artikel, die in der Artikelkartei fehlen, werden dort angelegt“ arbeiten, wird der Artikelnummer beim Abspeichern das Kurzzeichen vornan gestellt.

Ergebnis des Schriftstückimports aus externen Formaten

Nach dem Import wird das Ergebnis des Imports und Kurzform angezeigt. Für jeden zu importierenden Datensatz (eine Datei kann mehrere Datensätze enthalten) wird die Nummer des erstellten Schriftstücks und der Status angezeigt. Die für die Identifikation der Schriftstücke markanten Informationen sind vom Importformat abhängig. Über den Konverter werden diese Informationen für den Protokolldruck bereitgestellt.

Drucken Sie das Protokoll nach dem Import vieler Schriftstücke auf jeden Fall aus. Mithilfe des Protokolls können Sie schnell sehen, welches Schriftstück z. B. die Daten der Kommission "XYZ" enthält.

Das Fenster "Schriftstück exportieren" öffnet sich, nachdem Sie das Format "Schriftstück von IN-FORM" gewählt haben und auf [Schriftstück exportieren] klicken.

Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche [Suchen/Auswählen], um die Schriftstücke auszuwählen, die Sie exportieren wollen. Danach bestimmen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche [Ändern] das Laufwerk, auf das Sie die Daten des Schriftstücks schreiben wollen.

Mit einem Klick auf [OK] beginnt das Programm, die Schriftstücke auf das von Ihnen gewählte Laufwerk zu kopieren.

Das Fenster "Schriftstücke in externe Formaten exportieren" öffnet sich, nachdem Sie das Format "Daten anderer Programme" gewählt haben und auf [Schriftstück exportieren] klicken.

In diesem Fenster wählen Sie die zu exportierenden Schriftstücke, das Format und den Dateinamen der Zieldatei aus.

Abhängig vom Format der zu exportierenden Daten wird ggf. auch keine Datei erzeugt. Das ist z. B. bei Onlineformaten der Fall, bei welchen die Daten online exportiert werden.

Dateiformat

Mithilfe des Auswahlfeldes wählen Sie das Format, in dem die zu exportierende Datei erstellt werden soll. Ist das gewünschte Format noch nicht in der Liste aufgeführt, kann IN-Software einen passenden Konverter erstellen, den Sie dann per Klick Sie auf die Schaltfläche [Formate bearbeiten] einbinden können.

Das standardmäßig vorhandene Format INXML dient IN-Software als Basis für die einzubindenden Konverter.

Dateiname

Schreiben Sie in dieses Textfeld den Namen der zu exportierenden Datei.

Um Dateinamen und Pfad anzugeben, betätigen Sie die Schaltfläche [Durchsuchen].