Wie importiere ich Zeiten und Materialien?

Zeiten und Materialien, die Sie in einer externen Quelle erfasst haben, können Sie in die Nachkalkulation/Zeitwirtschaft von IN-FORM importieren. Hierzu stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung.

Import mit INNZ-Schnittstelle

Sie möchten Ihre Zeiten und Materialien z. B. aus einer Tabellenkalkulation in die Nachkalkulation/Zeitwirtschaft von IN-FORM importieren? Die INNZ-Norm wurde von IN-Software definiert und ermöglicht Ihrem Anwendungsentwickler den Aufbau von Übernahmedateien.

• Die INNZ-Norm hat feste Feldlängen und variable Satzlängen.

• Bis zum letzten Feld, in dem Daten übergeben werden, sind ungenutzte Felder mit Leerzeichen aufzufüllen.

• Die Datensätze enden mit <CR><LF> nach dem letzten genutzten Feld.

• Es gibt zwei verschiedene Satzarten, die in der ersten Satzposition zu kennzeichnen sind, Satzart 'M' für Material- und Satzart 'Z' für Zeiterfassungen.

• Beide Satzarten können gemeinsam in einer Datei auftreten.

• Die einzelnen Felder befinden sich an festen Positionen innerhalb des Datensatzes, sie werden nicht durch Feldtrennzeichen voneinander getrennt.

• Alphanumerische Felder stehen linksbündig mit abschließenden Blanks, leere Felder sind durch entsprechend viele Blanks gekennzeichnet.

• Numerische Felder stehen rechtsbündig mit führenden Nullen, Felder mit einer oder mehreren Nullen werden als Zahlenangabe interpretiert. Zur Trennung von Vor- und Nachkommastellen wird beliebig ein Punkt oder Komma verwendet. Alle numerischen Felder sind 15 Byte lang.

• Zeitsätze, die Arbeitsbeginn und -ende enthalten, müssen in chronologischer Reihenfolge in der Datei stehen.

INNZ-Materialsätze

Prüfungen und Reaktionen

Folgende Prüfungen sind bei Materialsätzen notwendig. Wenn eine der folgenden Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.

• Projekt: Das Projekt muss in der Projektkartei existieren sowie vom Typ „Offen" sein.

• Datum: Das Buchungsdatum muss nach dem Projektstart des Projekts liegen oder mit diesem identisch sein.

• Menge: Die eingetragene Menge muss ungleich "Null" sein.

• Artikelnummer: Wenn der eingetragene Artikel in der Artikelkartei vorhanden ist, muss er vom Typ "Artikel" sein. Wenn der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert, müssen die Felder EK-Preis, VK-Preis, Preis per und Einheit existieren, damit der Satz importiert werden kann.

• Preis per, EK-Preis, VK-Preis, Einheit, Kennzeichen für Material / Geräte / Fremdleistungen, Kurztext: Sind diese Datenfelder nicht vorhanden, werden sie aus der Artikelkartei übernommen.

• Währung: Wenn kein Währungsfeld übergeben wurde und der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert oder die Währung in der Artikelkartei nicht existiert, wird die Standardwährung der Firma verwendend. Wenn eine Währung übergeben wird, dann wird geprüft, ob diese Währung in der Büroorganisation existiert. Wenn sie nicht existiert wird der Import dieses Satzes abgelehnt und mit einer entsprechenden Meldung protokolliert.

• Kennzeichen, ob Artikel vom Lager abzubuchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Abbuchung vom Lager in der Artikelkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.

• Kennzeichen, ob Artikel im Materialjournal der Adresse zu buchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Buchung im Materialjournal der Adressenkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.

INNZ-Zeitsätze

Varianten

Zeitsätze können in zwei verschiedenen Varianten existieren. Für die Übergabe der Zeiten können entweder die Felder 5 und 6 oder das Feld 7 verwendet werden. Wenn alle 3 Felder gleichzeitig gefüllt sind, werden die Felder 5 und 6 ignoriert und nur das Feld 7 berücksichtigt.

• Gesamtzeit-Buchungen (Feld 7) Es wird die Gesamtzeit als Dezimalwert übergeben, die ein Mitarbeiter für ein Projekt in einer Stundenart gearbeitet hat. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei nicht berücksichtigt.

• Arbeitsbeginn-Arbeitsende-Buchungen (Felder 5 und 6) Die insgesamt angefallene Arbeitszeit errechnet sich aus dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei berücksichtigt. Pausen werden abgezogen und der Arbeitsbeginn wird ggf. durch den Dialogeintrag korrigiert.

• Pause-Buchungen (Feld 15) Wenn ein Wert im Feld 15 hinterlegt ist, wird die Arbeitszeit abzüglich des Pausenwerts berechnet. Ist bei dem Mitarbeiter ein automatischer Pausenabzug eingestellt, wird der Wert aus dem Feld 15 ignoriert.

Prüfungen und Reaktionen

Folgende Prüfungen sind bei Zeitsätzen notwendig. Wenn eine der Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.

• Mitarbeiter: Der eingetragene Mitarbeiter muss in der Mitarbeiterkartei vorhanden sein.

• Datum: Das Buchungsdatum muss nach dem Eintrittsdatum bzw. vor dem Austrittsdatum des Mitarbeiters liegen oder mit diesen identisch sein. Das Buchungsdatum muss nach dem Projektstart des Projekts liegen oder mit diesem identisch sein.

• Stundenanzahl: Die eingetragene oder zu berechnende Stundenanzahl muss ungleich Null sein. Die Summe aller Stunden eines Tages darf 24 nicht übersteigen.

• Stundenart: Die eingetragene Stundenart muss im Systemsatz der Mitarbeiterkartei existieren. Bei unproduktiven Stundenarten werden ein eventuell eingetragener Kostenträger und Preise ignoriert.

• Projekt: Das Projekt muss in der Projektkartei existieren und muss vom Typ „Offen" sein.

• EK-Preis (Lohnkostensatz), VK-Preis (Lohn-VK-Preis): Wenn diese Daten nicht im Satz existieren, dann werden sie unter Verwendung der Preise der Stundenart und der Lohndaten des Mitarbeiters berechnet.

Import mit BDE-Schnittstelle

Sie möchten Ihre Zeiten und Materialien, die mit einem BDE-Gerät (Betriebs-Daten-Erfassungs-Geräte) erfasst wurden, in die Nachkalkulation/Zeitwirtschaft von IN-FORM importieren? Viele Gerätehersteller erstellen Ausgabedateien im BDE-Format. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung des BDE-Formates:

• Als Dateierweiterung wird BDE vorausgesetzt.

• Die Datensätze der Importdatei bestehen ausschließlich aus ASCII-Zeichen größer/gleich 0x20 und sind durch die Bytefolge 0x0D, 0x0A abgeschlossen.

• Die Satzlänge ist variabel.

• Beide Satzarten (Material- und Zeitsätze) können gemeinsam in einer Datei auftreten.

• Zeitsätze, die Arbeitsbeginn und -Ende enthalten, müssen in chronologischer Reihenfolge in der Datei stehen.

• Die Datensätze bestehen aus einer variablen Anzahl von Datenfeldern.

• Die Länge der einzelnen Felder ist ebenfalls variabel.

Jedes Datenfeld besteht aus folgenden Angaben:

Die Länge dieses Eintrages beträgt 10 Byte (0A hex) (0x0A+0x20=0x2A entspricht Längencodierung im 1. Byte)

Feldart 04 - Mitarbeiter - SCHULZE

Byte-Nr.	Inhalt	Erläuterung
1	0x2A	Feldlänge 10 + 0x20
2-3	"04"	Feldart '04' (Mitarbeiter)
4-10	"SCHULZE"	Feldinhalt SCHULZE

BDE-Materialsätze

Die Variablen '01' bis '05' sind unbedingt einzutragen. Falls eine dieser Variablen nicht vorhanden ist, wird der Datensatz als formal nicht korrekt behandelt und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.

BDE-Zeitsätze

Die Variablen '01' bis '05' sind unbedingt einzutragen. Falls eine dieser Variablen nicht vorhanden ist, wird der Datensatz als formal nicht korrekt behandelt und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.

Varianten

Zeitsätze können in drei Varianten erfasst werden:

• Gesamtzeit-Buchungen: Es wird die Gesamtzeit als Dezimalwert übergeben, die ein Mitarbeiter für ein Projekt in einer Stundenart gearbeitet hat.

• Arbeitsbeginn-Buchungen: Die insgesamt angefallene Arbeitszeit errechnet sich aus dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende. Dabei wird ein neuer Arbeitsbeginn automatisch als Arbeitsende des vorangegangenen Arbeitsbeginn-Datensatzes erkannt.

• Arbeitsende-Buchungen: Die Arbeitszeit des Mitarbeiters für ein Projekt ist beendet und das Projekt wird mit der angefallenen Arbeitszeit belastet (Arbeitsende am Feierabend oder Pausen).