Der zuverlässige Versand von E-Mails erfordert die Einhaltung moderner Sicherheitsstandards, um sicherzustellen, dass E-Mails nicht im Spam-Ordner landen oder abgelehnt werden. Bei der Nutzung des IN-Software E-Mail Servers (handwerk.org) werden ausgehende E-Mails oft im Namen einer anderen Domain versendet, was zu Problemen bei der Zustellung von E-Mails führen kann. Um diese Einschränkungen zu umgehen, empfiehlt es sich, einen externen Postausgangsserver zu verwenden. Dieser Artikel erklärt die notwendigen Schritte zur Konfiguration des E-Mail Versands über einen externen Postausgangsserver.
Spamschutzmechanismen für den E-Mail VersandSPF, DKIM und DMARC sind Mechanismen zur Unterstützung der Sicherheit beim Empfang und Versand von E-Mails. Diese drei Techniken wirken zusammen, um Phishing-Risiken zu verringern, die Authentizität von E-Mails zu gewährleisten und den Ruf von Domänen zu schützen (eine detaillierte Erklärung befindet sich am Ende des Artikels). Immer mehr E-Mail Provider setzen voraus, dass eingehenden E-Mails die drei Verfahren SPF, DKIM und DMARC nutzen. Sind diese nicht erfüllt, können die E-Mails im Spam-Ordner landen oder sogar abgelehnt werden.
Mögliche Probleme beim Versand von E-Mails über den IN-Software Server (handwerk.org)Beim E-Mail Versand über IN-Software Server (handwerk.org) versendet Server E-Mails, die aus IN-FORM oder über die Mobilsynchronisation erzeugt werden. Wenn Sie eine abweichende Absenderadresse angegeben haben, wird diese beim Versand umgeschrieben. Dass bedeutet, der Server "handwerk.org" versendet E-Mails "im Namen" Ihrer Domain.
Sie haben sich für die Firmenkennung "bau-firma" entschieden. Der Mitarbeiter BECKER bekommt die E-Mail Adresse "becker@bau-firma.de". Ausgehende E-Mails werden von "becker.bau-firma@handwerk.org" versendet. Beim Versand wird die Adresse jedoch umgeschrieben, damit dem Empfänger die Adresse "becker@bau-firma.de" angezeigt wird.
Dadurch kann es vorkommen, dass die E-Mails im Spam-Ordner landen oder vom Server des Empfängers abgelehnt werden, wenn dieser eine strikte Überprüfung voraussetzt. Über einen entsprechenden DNS-Eintrag kann der E-Mail Server "handwerk.org" über das SPF-Verfahren berechtigt werden, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden. Die Erfüllung von DKIM-Richtlinien ist aus technischen Gründen jedoch grundsätzlich nicht möglich, wenn E-Mails über den IN-Software E-Mail Server versendet werden.
Einen externen E-Mail Server als Postausgangsserver verwendenUm sicherzustellen, dass E-Mails trotz strikter Spamschutz-Einstellungen beim Empfänger ankommen, müssen Sie in IN-FORM einen Postausgangsserver hinterlegen, welcher berechtigt ist, für Ihre Domain E-Mails zu versenden. Folgen Sie dazu der nachfolgenden Beschreibung.
Schritt 1: Postausgangsserver in der Büroorganisation hinterlegen
Aktivieren sie in unter [Menü] > Einstellungen/Büroorganisation > IN-FORM Einstellungen für alle Firmen > Kommunikation > E-Mail-Server-Einstellung die Option "Einen externen E-Mail-Server als Postausgangsserver verwenden".
Legen Sie einen neuen Postausgangsserver an und hinterlegen Sie die Daten des Postausgangsservers. Bei Fragen zu den benötigten Angaben wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Schritt 2: Direktverbindung verwenden
Ist die Option "Direktverbindung verwenden" aktiv, werden E-Mails direkt aus IN-FORM an den hinterlegten Postausgangsserver übermittelt. Das bedeutet, Ihre IN-FORM Installation baut eine SMTP-Verbindung zum Postausgangsserver auf. Ist diese Option deaktiviert, werden E-Mails an zuerst an den IN-Software Kommunikationsserver und von dort an den Postausgangsserver übermittelt. Die Direktverbindung führt in der Regel zu einem schnelleren Versand der E-Mails und kann auch verwendet werden, um z. B. interne E-Mail Server anzusprechen, die nur im lokalen Netzwerk erreichbar sind.
Damit eine Verbindung zum Postausgangsserver aufgebaut wird und Nachrichten versendet werden können, muss mindestens ein Mitarbeiter in IN-FORM angemeldet sein. In einer zukünftigen Version von IN-FORM wird diese Bedingung nicht mehr gelten. Bitte beachten Sie die Auswirkungen auf den E-Mail Versand über die Mobilsynchronisation sowie die Auswirkungen auf die Funktion "Automatische Antwort senden".
Siehe auch
"Direktversand von E-Mails mit dem eigenen E-Mail Provider"
in Versionsinfo 2025 Seite 11
Schritt 3: SMTP-Sitzungen protokollieren
Sollten in der Kommunikation zwischen IN-FORM und dem Postausgangsserver Probleme auftreten, kann zusätzlich die Option "SMTP-Sitzungen protokollieren" aktiviert werden. Ist diese Einstellung aktiv, werden einzelne SMTP-Sitzungen detailliert mitgeschrieben und im Programmverzeichnis protokolliert.
Wichtig: Sicherheitsrelevante Daten wie Anmeldeinformationen werden aus den Protokollen geschwärzt. Jedoch können aus den Protokollen Information über den E-Mail Verkehr aller Mitarbeiter und Postfächer entnommen werden. Bitte achten Sie darauf, die Protokollierung wieder zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr notwendig ist.
Schritt 4: Einstellungen in der Mitarbeiterkartei vornehmen
Öffnen Sie nun die Mitarbeiterkartei, wählen Sie einen Mitarbeiter oder öffentliches Postfach (z. B. INFO) aus und wechseln Sie auf das Register "Anpassungen".
Wählen Sie in der Baumstruktur "Kommunikationssystem" > E-Mail-Adresse Ausgang und tragen Sie die Anmeldeeinstellungen für den Benutzer oder das Postfach ein.
Der Empfang erfolgt nach wie vor über die Weiterleitung von Ihrem externen E-Mail-Provider an die E-Mail Adresse des IN-Software Servers (@handwerk.org). Ihre E-Mail Adresse des IN-Software Servers können Sie in der Mitarbeiterkartei unter "Anpassungen" > Kommunikationssystem > E-Mail-Adresse Eingang anpassen.
Betreiben eines eigenen E-Mail ServersUm sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zuverlässig zugestellt werden, sollten Sie die Verfahren SPF, DKIM und DMARC unbedingt einrichten. Bei den meisten E-Mail Anbietern werden diese Einstellungen automatisch übernommen. Wenn Sie jedoch eine eigene Domain verwenden oder einen eigenen E-Mail Server betreiben, sind Sie selbst für die Konfiguration verantwortlich. Weitere Anleitungen zur Einrichtung der Authentifizierungsprotokolle finden Sie auf den Support-Seiten Ihres E-Mail Anbieters.
Detaillierte Erklärung zu SPF, DKIM und DMARCSPF (Sender Policy Framework)
SPF hilft, E-Mail Spoofing zu verhindern, indem Domänenbesitzer angeben können, welche Server berechtigt sind, E-Mails in ihrem Namen zu versenden. Empfängerserver überprüfen diese SPF-Einträge, um festzustellen, ob eine E-Mail von einer legitimen Quelle stammt.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM fügt den E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die von den Empfängerservern anhand eines öffentlichen Schlüssels überprüft werden kann, der in den DNS-Einträgen des Absenders veröffentlicht wird. Dadurch wird die Authentizität der E-Mail überprüft und sichergestellt, dass sie nicht manipuliert wurde.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC kombiniert SPF und DKIM, um Domäneninhabern die Kontrolle über E-Mail Authentifizierungsrichtlinien zu ermöglichen. Über dieses Verfahren kann eingestellt werden, was mit E-Mails, die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen, passieren soll ("E-Mail ablehnen" oder "in den Spam-Ordner verschieben").
